Muitas vezes nos deparamos com supermercados apresentando despesas acima de 22%, um cenário muito indesejável. Já encontramos casos ainda piores, em patamares acima de 24%, podendo chegar até a inviabilizar o negócio. Se esse nível de despesas sustenta um diferencial competitivo imbatível, o cenário pode ser menos crítico. Mas, quando isso ocorre apenas por ineficiência operacional, aí os resultados podem ficar comprometidos e o risco aumenta muito.
Quando o custo da ineficiência é repassado para os preços, quem sofre é o comercial que precisa entregar a venda orçada, mesmo não tendo competitividade para tanto. A interrogação central é quanto dessa conta o consumidor estará disposto a pagar? Isso pode durar anos sem que haja perda de mercado. Mas quando surge um concorrente eficiente, reverter esse quadro do dia pra noite para voltar a ser competitivo é um processo muito dolorido.
O case em questão tinha despesas operacionais próximas a 21%, mas, entendendo que os resultados poderiam ficar melhores e o risco menor, a família que controlava a empresa decidiu iniciar o processo de redução. A Rede, com mais de 30 anos de mercado, desejava ter um melhor controle dos custos, critérios de rateios mais consistentes e clareza das causas das variações nas despesas.
Ao investigar o cenário a equipe de assessores da R-Dias notou que, além de buscar a redução das despesas, seria necessário implantar uma estrutura de controladoria para que fosse possível manter os ganhos que seriam conquistados.
A estrutura da empresa dava o tom da demanda que a solução desenhada precisaria atender. Eram 16 lojas e um faturamento mensal de R$ 45.000.000 (quarenta e cinco milhões) e as despesas representavam precisamente 20,8% do faturamento, ou seja R$ 9.360.000 (nove milhões trezentos e sessenta mil reais).
Redução na Prática com Metodologia R-Dias
No diagnóstico inicial já ficou claro que o foco precisaria ser direcionado para as despesas de pessoal de loja e de manutenção. Sendo que 83% dos ganhos estavam na primeira. Um profundo mapeamento de processos e avaliação dos momentos da verdade tornou transparente cada gap na qualidade da entrega de cada um destes processos. Fazendo uma análise de produtividade das equipes foi possível identificar os pontos fora da curva e as principais oportunidades. Realizada a análise baseada no FTE (full-time equivalent), foi possível mensurar o grau de envolvimento de cada colaborador nas atividades do setor. Nesse ponto, o objetivo era a determinação dos parâmetros de execução padrão, ou standards, que nos permitiria chegar a dotação ideal (alocação de pessoas) para formar o quadro de cada unidade operacional. Só a partir deste estágio foi possível elaborar um Plano de Redução das Despesas de Pessoal, o que foi feito a quatro mãos com a equipe do cliente e a participação de um dos diretores da empresa.
Esse é um trabalho delicado que deve ser realizado com cautela e muito foco na qualidade da operação, a fim de garantir o nível de serviço ao consumidor e redução de despesas, ao mesmo tempo.
É essencial conhecer detalhes da operação para aplicar com eficiência essa metodologia baseada no FTE. A R-Dias tem realizado isso há anos e os resultados são a manutenção da qualidade do atendimento da loja, e muitas vezes, inclusive, com melhoria no mesmo. Reduzir mão de obra sem o devido cuidado e a técnica apropriada pode gerar sério comprometimento da performance da operação.
Foram centenas de ações realizadas neste projeto, mas podemos citar algumas como:
• Validação do DRE para acompanhamento dos resultados.
• Implantação de metodologia correta dos rateios.
• Mapeamento de processos.
• Eliminação de falhas na execução.
• Implantação do controle de qualidade na operação dos processos.
• Definição dos comitês de despesas para garantia dos resultados orçados.
• Definição dos indicadores a serem utilizados no modelo de gestão.
Todas as ações foram possíveis a partir da revisão dos processos financeiros e análises dos dados contábeis, mas o principal foi o envolvimento direto da diretoria que patrocinou o projeto e participou ativamente, envolvendo as lideranças.
O resultado principal foi a redução de 1,7p.p. nas despesas operacionais, saindo de 20,8 para 19,1%, realizando um trabalho de 12 meses de implantação e 6 meses de consolidação, que gerou algo em torno de R$ 13.770.000 (treze milhões setecentos e setenta mil reais).
Um ajuste fino, um projeto que evoluiu a cultura da empresa. Quais são os
seus indicadores de despesas, os rateios do administrativo e da logística que estão impactando seu resultado geral ou de loja a loja? Qual seu gasto com mão de obra? Já pensou em diminui-lo? Se quiser conhecer mais informações do projeto e outros indicadores entre em contato com a R-Dias.
Outros ganhos do projeto:
• Engajamentos dos líderes em uma cultura de redução de despesas.
• Implantação da controladoria e maior controle das informações.
• Segurança dos indicadores e compartilhamento interno com os líderes.
• Evolução do caixa da empresa.
• Melhoria das condições de aquisição para o departamento comercial.